Organization Assessment

Roni Sambiangga
Email: ronsky@cliffhanger.com

Pertanyaan:

Salam kenal, bung..

Saat ini saya tergabung ke dalam perusahaan milik ayah saya dan rekanannya yang bergerak di bidang jasa laundry. Perusahaan ini sudah berjalan hampir 3 tahun dan saat ini saya tergabung dengan posisi HRD. Saya menyadari bahwa perusahaan yang sudah mulai membesar ini tidak memiliki sistem manajemen yang baik; selama hampir 3 tahun berjalan hanya dikelola oleh ayah saya (sebagai direktur utama) dan satu rekannya (general manager). Posisi HRD pun ada karena usulan saya bahwa perusahaan tersebut tidak sehat pada bagian manajemen.

Yang saya ingin diskusikan adalah strategi apa yang bisa saya lakukan dalam menghadapi "tantangan" ini? Karena saat ini saya merasa mendapat tugas yang seolah-olah mengambil alih perusahaan untuk melakukan "penyehatan" perusahaan. Sementara saya pribadi bukan orang yang punya latar belakang HRD ataupun psychology.

Terima kasih atas perhatian yang diberikan. semoga dapat dipahami adanya.

Jawab:

Pak Roni yth,

Terimakasih atas pertanyaan yang disampaikan ke saya. Mohon maaf sebelumnya oleh karena baru bisa saya respon pertanyaan dalam tulisan kali ini di portalhr.com

Adapun apa yang Pak Roni hadapi merupakan hal yang sering dihadapi oleh banyak perusahaann dalam rangka melakukan pembenahan terhadap organisasinya, terutama yang terkait dengan orang atau SDM. Pada kondisi seperti ini, langkah yang saya sarankan adalah melakukan organization check up atau assessment. Dalam asesmen ini, dilakukan proses untuk me-review kondisi as is saat ini, seperti layaknya dokter melakukan general check up untuk mengetahui kondisi kesehatan pasien.

Proses awal dalam melakukan organization check up ini adalah melakukan pemetaan atau pemotretan kondisi saat ini apa adanya sesuai fakta yang ditemukan di lapangan, baik dalam bentuk dokumen yang ada, maupun dalam bentuk apa yang dilakukan orang saat ini di perusahaan, serta persepsi mereka terhadap apa yang berjalan selama ini. Proses telaah dokumen dapat dilakukan terhadap seluruh kebijakan, peraturan, sistem dan prosedur. Dokumen ini dianalisis dengan membandingkan apa yang tertulis saat ini, dengan apa yang dijalankan pada kondisi saat ini, dan bagaimana standar yang umum berlaku diluar. Dari sini dapat diketahui kesenjangan yang terjadi antara dokumen, pelaksanaan, dan praktek umum diluar.

Kemudian, check up berikutnya lebih fokus terhadap manajemen sumber daya manusia di perusahaan saat ini, mulai dari peraturan perusahaan, sistem SDM (rekrutmen, remunerasi, pelatihan, karir, manajemen kinerja, dll), kepersonaliaan, sampai dengan kondisi suasana lingkungan kerja dan motivasi. Selain telaah dokumen yang terkait dengan SDM, juga dapat dilakukan survei terhadap karyawan untuk mengetahui persepsi mereka terhadap kondisi perusahaan dan tingkat komitmen mereka. Dari hasil telaah dokumen dan hasil survei, temuan yang diperoleh dapat ditindaklanjuti dengan melakukan proses wawancara terhadap beberapa perwakilan karyawan di setiap departemen, untuk mendapatkan masukan mereka tentang kondisi saat ini maupun harapan mereka ke depan, ataupun melakukan focus group discussion untuk mendapatkan masukan lebih dalam terhadap temuan-temuan dari telaah dokumen dan hasil survei.

Dari hasil check up inilah kemudian dapat dianalisis untuk memperoleh area-area prioritas yang perlu diperbaiki kondisinya di perusahaan. Kemudian dapat disusun langkah-langkah tindak lanjut berupa program yang akan dilakukan untuk memperbaiki kondisi dari area-area prioritas tersebut.

Demikianlah sementara ini secara umum yang dapat saya berikan penjelasan untuk hal yang Pak Roni tanyakan, berdasarkan informasi yang terbatas yang diberikan dalam email.

Terimakasih dan selamat melakukan asesmen dan pembenahan!!