Bangunan sebuah organisasi dibentuk oleh beberapa satuan pekerjaan yang dikelompokkan, dan kemudian disusun menjadi sebuah struktur organisasi. Satuan pekerjaan tersebutlah yang kita kenal sebagai sebuah “job” di dalam organisasi. Dia adalah sebuah unit terkecil di dalam organisasi, dimana bersamaan dengan job2 yang lainnya akan mencapai tujuan organisasi. Job merepresentasikan pembagian kerja (division of work) yang seimbang didalam organisasi. Oleh karena itu penyusunan suatu job sangatlah krusial untuk keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Definisi ruang lingkup tanggungjawab suatu job haruslah jelas sehingga tidak terjadi overlap antara satu job dengan job yang lain, atau tidak ada “pekerjaan yang tak bertuan” yang tidak jelas job mana yang melakukannya.
Proses mendefinisikan suatu pekerjaan menjadi satu job tertentu inilah yang dikenal sebagai proses analisis jabatan, atau job analysis. Pertanyaan mendasarnya adalah “mengapa job ini diperlukan di perusahaan/organisasi?” Apa tujuan organisasi yang akan dicapai dengan adanya job ini? Analisis ini pada intinya akan menentukan apa tujuan yang harus dicapai oleh job ini, dan apa ruang lingkup tanggungjawab yang diembannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Sebagai informasi tambahan untuk melengkapi kejelasan job ini, maka juga dianalisis bagaimana kerjasama yang perlu dilakukan oleh job ini dengan job2 lainnya di dalam organisasi secara internal, karena sebagaimana tadi sudah dijelaskan, tujuan keseluruhan organisasi hanya akan dapat dicapai jika secara kolektif seluruh job yang ada berjalan dengan baik menunaikan tanggungjawabnya. Begitu juga dengan kerjasama yang perlu dilakukan dengan pihak eksternal agar tujuan job dapat dicapai. Selain itu perlu juga didefinisikan dengan jelas untuk setiap job batas kewenangan, kualifikasi orang yang sesuai untuk mengemban tanggungjawab job, dan ukuran kuantitatif yang dapat menggambarkan besar cakupan job tersebut.
Hasil analisis jabatan inilah yang kemudian menghasilkan dokumen uraian jabatan atau job description, yang menjadi acuan definisi yang jelas akan batasan suatu job. Tapi ini harus dimengerti sebagai acuan tanggungjawab untuk mencapai tujuan organisasi (responsibility reference), bukan acuan tugas-tugas rinci (task reference), karena tugas-tugas secara operasional harian dapat berkembang secara kreatif, namun tetap untuk mengemban tanggungjawab mencapai tujuan akhir organisasi. Jika tugas-tugas dibuat strict sehingga menjadi “job restriction”, maka kreatifitas akan mati dan bisa jadi secara kontekstual tidak sesuai dengan kondisi yang cenderung cepat berubah.
Seringkali definisi job yang jelas diabaikan di banyak organisasi, dengan semangat “just do it”, namun semangat saja tidak cukup karena pada akhirnya akan muncul ketidakjelasan siapa melakukan dan bertanggungjawab untuk apa. Ini dapat berujung pada turunnya kinerja organisasi, karena muncul kebingungan dan konflik pada orang yang melakukan setiap pekerjaan. So, make it clear!
HR is all about giving impact to performance improvement, through PEOPLE!
Posts
