JOB AS BASIC UNIT OF ORGANIZATION

Bangunan sebuah organisasi dibentuk oleh beberapa satuan pekerjaan yang dikelompokkan, dan kemudian disusun menjadi sebuah struktur organisasi. Satuan pekerjaan tersebutlah yang kita kenal sebagai sebuah “job” di dalam organisasi. Dia adalah sebuah unit terkecil di dalam organisasi, dimana bersamaan dengan job2 yang lainnya akan mencapai tujuan organisasi. Job merepresentasikan pembagian kerja (division of work) yang seimbang didalam organisasi. Oleh karena itu penyusunan suatu job sangatlah krusial untuk keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Definisi ruang lingkup tanggungjawab suatu job haruslah jelas sehingga tidak terjadi overlap antara satu job dengan job yang lain, atau tidak ada “pekerjaan yang tak bertuan” yang tidak jelas job mana yang melakukannya.

Proses mendefinisikan suatu pekerjaan menjadi satu job tertentu inilah yang dikenal sebagai proses analisis jabatan, atau job analysis. Pertanyaan mendasarnya adalah “mengapa job ini diperlukan di perusahaan/organisasi?” Apa tujuan organisasi yang akan dicapai dengan adanya job ini? Analisis ini pada intinya akan menentukan apa tujuan yang harus dicapai oleh job ini, dan apa ruang lingkup tanggungjawab yang diembannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Sebagai informasi tambahan untuk melengkapi kejelasan job ini, maka juga dianalisis bagaimana kerjasama yang perlu dilakukan oleh job ini dengan job2 lainnya di dalam organisasi secara internal, karena sebagaimana tadi sudah dijelaskan, tujuan keseluruhan organisasi hanya akan dapat dicapai jika secara kolektif seluruh job yang ada berjalan dengan baik menunaikan tanggungjawabnya. Begitu juga dengan kerjasama yang perlu dilakukan dengan pihak eksternal agar tujuan job dapat dicapai. Selain itu perlu juga didefinisikan dengan jelas untuk setiap job batas kewenangan, kualifikasi orang yang sesuai untuk mengemban tanggungjawab job, dan ukuran kuantitatif yang dapat menggambarkan besar cakupan job tersebut.

Hasil analisis jabatan inilah yang kemudian menghasilkan dokumen uraian jabatan atau job description, yang menjadi acuan definisi yang jelas akan batasan suatu job. Tapi ini harus dimengerti sebagai acuan tanggungjawab untuk mencapai tujuan organisasi (responsibility reference), bukan acuan tugas-tugas rinci (task reference), karena tugas-tugas secara operasional harian dapat berkembang secara kreatif, namun tetap untuk mengemban tanggungjawab mencapai tujuan akhir organisasi. Jika tugas-tugas dibuat strict sehingga menjadi “job restriction”, maka kreatifitas akan mati dan bisa jadi secara kontekstual tidak sesuai dengan kondisi yang cenderung cepat berubah.

Seringkali definisi job yang jelas diabaikan di banyak organisasi, dengan semangat “just do it”, namun semangat saja tidak cukup karena pada akhirnya akan muncul ketidakjelasan siapa melakukan dan bertanggungjawab untuk apa. Ini dapat berujung pada turunnya kinerja organisasi, karena muncul kebingungan dan konflik pada orang yang melakukan setiap pekerjaan. So, make it clear!

HR is all about giving impact to performance improvement, through PEOPLE!

CHALLENGE IN TIME OF CRISIS!

Dalam situasi krisis seperti krisis finansial global yang saat ini melanda dunia, maka banyak perusahaan yang melakukan berbagai upaya penghematan untuk dapat bertahan. Salah satu hal yang paling duluan jadi sasaran penghematan adalah biaya-biaya yang terkait dengan orang, misalnya rekrutmen di stop, pelatihan dikurangi atau malah dihentikan, tidak ada kenaikan gaji, atau bahkan pengurangan karyawan atau PHK!

Apakah ini tindakan yang tepat? Bisa ya, tapi bisa juga tidak.

Ya, jikalau memang kondisi perusahaan sudah sedemikian parah, dan praktek-praktek HR di perusahaan/organisasi saat ini tidak memberikan nilai tambah pada peningkatan kinerja. Bahkan, jikalau selama ini tidak ada atau sangat sedikit nilai tambah dari aktifitas HR pada peningkatan kinerja perusahaan, maka tidak perlu menunggu terjadinya krisis untuk mengurangi biaya HR.

Namun, penghematan tersebut bisa tidak tepat jika dilakukan pada sesuatu hal yang dapat menghilangkan produktifitas atau menurunkan kinerja perusahaan, baik secara jangka pendek maupun jangka panjang.

Jikalau harus menghemat, lakukanlah secara selektif pada hal atau bagian yang tidak merupakan kunci bagi kinerja perusahaan.
• Hentikan rekrutmen pada bagian yang tidak produktif, atau pada bagian supporting. Optimalkan orang yang ada. Realokasikan kembali orang yang ada, dari tempat yang over size ke tempat yang under size, jika kemampuan yang diperlukan memungkinkan.
• Jika harus mengurangi jumlah orang, prioritaskan pengurangan pada bagian yang over size dan bukan fungsi utama. Upayakan jangan mem-PHK orang yang produktif, berkinerja tinggi, memiliki keahlian spesifik yang dibutuhkan perusahaan, atau yang ada di lini utama.
• Freeze kenaikan gaji dari orang-orang yang kinerjanya rendah atau biasa-biasa saja; namun secara selektif berikan kenaikan gaji pada yang berkinerja tinggi. Begitu juga dengan pemberian bonus.
• Hentikan pelatihan yang tidak diperlukan atau yang sekedar nice to have, jalan-jalan, refreshing, atau yang sejenisnya. Fokuskan pelatihan pada kompetensi yang memang kunci bagi peningkatan kinerja perusahaan. Lakukan pelatihan secara kreatif dengan mengoptimalkan internal resources dan bangun knowledge management dan e-learning capability.

After all, jika sistem HR dibangun secara terintegrasi dengan fondasi yang kuat pada JOB dan PEOPLE, maka tidak perlu menunggu krisis terjadi untuk melakukan hal yang diatas.

HR is all about giving impact to performance improvement, through PEOPLE!

HR 101

HR is simply about JOB and PEOPLE!
Ya, sederhana kan….

Membangun sistem HR di perusahaan atau organisasi adalah seperti membangun rumah dengan fondasi yang kuat pada aspek pekerjaan (JOB) dan orang (PEOPLE). Keindahan interior dan eksterior rumah itu akan tergantung pada bagaimana mengintegrasikan dua aspek tadi (JOB dan PEOPLE) dalam berbagai sistem HR, mulai dari rekruitmen dan seleksi, pelatihan, manajemen kinerja, remunerasi, manajemen karir, dan lain-lain.

Sistem HR yang terintegrasi dengan baik tersebut akan menjamin sirkulasi udara yang baik di dalam rumah, sehingga melalui orang yang semakin kompeten dan berkinerja tinggi, tujuan strategik perusahaan akan dapat dicapai.

Oleh karena sistem HR ini terkait dengan pengelolaan orang yang hidup, maka implementasi sistem ini membutuhkan penanganan yang memperhatikan aspek perilaku dan budaya, tidak hanya aspek normatif hukum atau prosedural aturan. Untuk itulah dalam implementasi sistem HR perlu dibarengi dengan upaya manajemen perubahan (change management) yang tepat, sehingga perubahan perilaku yang diinginkan dicapai oleh sistem HR ini dapat terjadi, yaitu perilaku kinerja tinggi (high performance behavior).

So, praktisi HR sekalian, melalui i-Video ini saya akan memberikan tips-tips HR berkaitan dengan bagaimana membangun sistem HR yang terintegrasi dalam sebuah RUMAH HR untuk tujuan menghasilkan kinerja perusahaan yang tinggi, melalui orang.

HR is all about giving impact to performance improvement, through PEOPLE!